12 Oct Kit de survie dans l’événementiel pour le Jour J
Me voici au lendemain d’une convention réunissant 1000 personnes, qui s’est déroulée au sein d’un Parc Exposition de 18 000m2. En 2 jours de temps, entre le montage de l’opération, le Jour J et le démontage, j’ai parcouru la même distance qu’un marathonien, englouti 4 litres de café, porté et déplacé plus de 500 kg de cartons et de mobilier, appris à utiliser un tire-palette (ne faut-il pas un permis ?), briefé 45 personnes issus des différents corps de métiers intervenants… et tout ça avec le sourire !
Pour tenir le choc et faire de ce type d’événement un succès, il y a bien sûr toute la préparation en amont, mais il ne faut pas sous-estimer l’équipement particulier nécessaire à la bonne réalisation de l’événement lors du grand rush. Voici donc une petite liste des choses que je conseille à un professionnel de l’événementiel d’apporter avec soi – et je ne mentionne même pas le téléphone portable, qui est de toute façon partie intégrante de mon corps semble-t-il !
La boite magique : elle comporte tout ce qui peut être utile pour bricoler sur place à la dernière minute, notamment pour accrocher et fixer toute sorte de choses : ciseaux, colle, stylos, scotch double-face, pate-à-fixe, agrafeuse, colson… Si on veut être au top, on ajoute dans les bagages l’imprimante et la plastifieuse. Et on n’oublie pas d’y jeter le chargeur de portable… car les batteries s’usent vîte !
Le tour-de-cou « pense-bête » : c’est un A5 ou A6 plastifié accroché autour du cou, sur lequel on aura pris soin de lister les numéros de portable de toutes les personnes que l’on est susceptible d’avoir besoin d’appeler le Jour J au recto, et au verso, le planning général de la journée. On l’a ainsi toujours à portée de main, ce qui permet de gagner des minutes précieuses, et de ne rien oublier… car dans le rush, même les choses les plus évidentes peuvent parfois être zappées.
Les bottes de 7 lieues : sur le sujet, difficile de trouver la solution idéale. Les chaussures doivent être assez confortables pour être à l’aise à courir partout, mais assez habillées pour être présentables devant le client et les participants. Pour les femmes, pas trop de talons car ça fatigue, mais assez de semelle pour absorber les chocs… Dans tous les cas, à moins d’avoir une paire de pieds de rechanges, le résultat est souvent le même : « Aie, j’ai mal aux pieds !!! » Je suis en tout cas preneuse des conseils de toute personne ayant percé les secrets du don d’ubiquité !
Le kit de 1ers secours : pour les petits bobos, prévoyez aspirine, sparadraps et désinfectant . Pour les coups de fatigues (ou l’heure de déjeuner réduite), c’est barres de céréales (au chocolat de préférence – car c’est boosteur de moral) et bouteilles d’eau… voire des canettes red-bull (mais personnellement, j’aime pas trop).
L’équipe solidaire et motivée : Last but not least – car on a beau tout préparer en amont, rien de vaut la réactivité sur place de collaborateurs bien préparés et motivés pour faire face aux impératifs, quelle que soit l’heure, la fatigue et le stress !
Sur ces bonnes paroles, maintenant que toute léquipe a reçu les félicitations du client pour cet événement mené de mains de maître, je vais aller faire petite une sieste pour récupérer les heures de sommeils perdues et demander gentillement à mon petit mari un massage des pieds !
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